News - QUALI SONO GLI OBBLIGHI DI LEGGE ATTUALI PER UN SITO WEB?

Ecco un elenco delle cose da verificare per fare in modo che il lavoro svolto risulti aggiornato e rispondente alle normative che riguardano:

- la pubblicazione dei dati obbligatori;
- l’informativa sulla privacy del sito web;
- l’informativa sulla raccolta dei cookies.

1. Pubblicazione dei dati obbligatori sul sito internet

Gli obblighi di pubblicazione sul sito web dei dati della società (o di impresa individuale) si differenziano a seconda della tipologia (società di capitali, di persone o impresa individuale). I riferimenti legislativi sono i seguenti:

- art. 2199 C.C. (obbligo di indicare il registro di iscrizione negli atti e nella corrispondenza)
- art. 2250 C.C. (dati obbligatori da pubblicare in atti, corrispondenza e spazi elettronici)
- art. 35 D.P.R. n. 633/1972 comma 1 e risoluzione n. 60 del 16/05/2006 (obbligo di indicazione della partita IVA)

I dati obbligatori devono essere pubblicati in una pagina facilmente trovabile dal visitatore del sito, proprio per questo motivo è consuetudine inserirli nella pagina dei contatti, oppure in una pagina apposita che riporti tutti i dati legali. Qualora lo spazio lo consenta, secondo noi è buona norma inserirli anche (tutti o una parte) nel footer delle pagine. La partita IVA deve essere pubblicata obbligatoriamente in home page, ed è ovviamente consigliato inserirla anche assieme a tutti gli altri dati obbligatori.

SOCIETA’ DI CAPITALI (Spa, Sapa, Srl, Srls)

Le società di capitali hanno l’obbligo di esporre sul sito web:

- La denominazione completa;
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- Il capitale sociale (l’importo e la quota versata);
- L’eventuale stato di liquidazione della società;
- L’eventuale stato di società unipersonale;
- L’eventuale società o ente di direzione e coordinamento alla quale è soggetta;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), che anche se non obbligatorio, rende la società più trasparente agli occhi dei visitatori favorendo la comunicazione con essi.

SOCIETA’ DI PERSONE (Snc, Sas e Società Semplice) ed IMPRESA INDIVIDUALE

L’unico obbligo vero e proprio indicato dalla legislazione riguarda:

- La partita IVA (che deve essere presente almeno in home page);

Il nostro consiglio è comunque di inserire, se possibile, anche tutti gli altri dati per questioni di trasparenza verso gli utenti (che, ricordiamolo, essendo potenziali clienti, potrebbero essere attratti maggiormente da un’azienda che non ha problemi ad esporre i propri dati).

Inoltre rendere noti da subito tali dati ci mette al riparo di eventuali obblighi legislativi futuri (se tutti i dati sono già obbligatori per le società per azioni, la tendenza potrebbe essere questa anche per tutti gli altri tipi di azienda).

Per cui, anche per le società di persone, è bene indicare:

- La denominazione completa;
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- L’eventuale stato di liquidazione della società;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), per il quale vale quanto visto per le società di capitali.

Per le imprese individuali invece riportare:

- Nome e cognome (ed eventualmente la denominazione se presente);
- L’indirizzo e la città della sede legale;
- La partita IVA (almeno in home page);
- La provincia dell’ufficio registro di iscrizione;
- Il codice fiscale;
- Il numero REA;
- L’indirizzo PEC (posta elettronica certificata), per il quale vale quanto visto per le società di capitali.

Ricordiamo che i dati obbligatori visti sopra devono essere riportati anche negli atti e nella corrispondenza, è quindi necessario inserirli anche nelle comunicazioni email (ad esempio nella firma), oltre che sui documenti fiscali e contabili.

L’indicazione dei dati obbligatori su atti e corrispondenza vale anche per società di persone, non solo per le società di capitali. Per le imprese individuali, oltre alla partita IVA sulla home page del sito rimane l’obbligo di indicare il registro imprese di iscrizione su atti e corrispondenza.

Attenzione:

Per quanto riguarda le sole società di capitali, la normativa parla di “spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico“, quindi è da ritenersi inclusa anche la pubblicazione sui vari canali social della società stessa, oltre che sul sito internet. Ecco come possiamo utilizzare gli spazi messi a disposizione dai social più diffusi, per inserire i dati obbligatori:

2. Pubblicazione dell’informativa riguardante la privacy del sito web

Sul sito internet è necessario pubblicare l’informativa sulla privacy come indicato dall’art. 13 del D.lgs. n. 196 del 30 giugno 2003 (“codice in materia di protezione dei dati personali”).

Oltre alla pagina riportante l’informativa, che deve essere facilmente trovabile dai visitatori del sito, è bene inserire in tutte le form dove sono richiesti dati personali agli utenti (ad esempio nei contatti) la dicitura di accettazione dell’informativa, con:

- check esplicito di accettazione;
- oppure almeno con una indicazione del tipo “effettuando l’invio della presente form accetti la nostra informativa sulla privacy”.

In entrambi i casi è consigliato inserire nella form un link cliccabile verso la pagina con l’informativa sulla privacy (meglio se l’apertura del link avviene in una finestra/tab differente, per evitare che le informazioni della form vengano perse seguendo il link).

All’interno della pagina di informativa sulla privacy è consigliabile inserire anche le modalità del trattamento dei dati anche quando questi provengano da email spedite spontaneamente dagli utenti agli indirizzi pubblicati sul sito internet.

Potete vedere ad esempio la pagina della nostra informativa sulla privacy.


3. Pubblicazione dell’informativa sull’utilizzo dei cookies da parte del sito

Popup di informativa EU Cookie LawDa alcuni mesi è diventata operativa anche la norma che obbliga ad inserire sui siti internet tutte le informazioni relative a cookies raccolti durante la navigazione degli utenti. La Direttiva Europea 2009/136 è stata recepita dal provvedimento del Garante della Privacy n. 229 dell’8 Maggio 2014 e pubblicate su G.U. del 3 Giugno 2014; è necessario quindi che entro Maggio 2015 il sito sia rispondente a quella che spesso viene definita EU Cookies Law.

Per seguire correttamente le indicazioni del provvedimento del Garante della Privacy è necessario inserire una pagina sul sito internet dove siano riportati tutti i cookies raccolti (che possono essere sia creati appositamente per il funzionamento del sito sia installati per l’utilizzo di servizi di terzi) e come questi vengono utilizzati.

Anche il semplice utilizzo di servizi di monitoraggio delle statistiche di navigazione (ad esempio Google Analytics) comporta l’installazione di cookies sul dispositivo del visitatore per cui è necessario indicare questa situazione nella pagina di informativa.

La pagina riportante l’informativa cookies deve essere facilmente trovabile dall’utente e spesso viene linkata anche dalla pagina di informativa privacy. La legge impone anche che sia mostrato all’utente un popup già nella home page del sito, per garantire che egli sia a conoscenza fin da subito dell’installazione di cookies sul suo dispositivo. Tecnicamente, in realtà, non si tratta di un vero e proprio popup, ma semplicemente di un elemento con posizionamento fixed sovrapposto al contenuto della stessa, ma per comodità continuerò a definirlo popup nel resto dell’articolo.

Il popup che viene mostrato all’utente solitamente una frase simile a questa:

“Utilizziamo dei cookies per migliorare l’esperienza d’uso presente e futura del nostro sito web. Continuando la navigazione accetti la nostra informativa sui cookies“

Inoltre deve essere presente il link alla pagina dell’informativa (nell’esempio qui riportato le parole sottolineate sono il link) e solitamente è presente anche un pulsante di esplicita autorizzazione da parte dell’utente.

Accettazione Cookies salvata in un cookie

Alcuni di questi popup sono temporizzati e scompaiono automaticamente presupponendo che, dopo qualche secondo sulla pagina, l’utente abbia implicitamente accettato l’installazione dei cookies; la nostra preferenza è quella invece di mostrare il popup (su tutte le pagine del sito) fino a quando non viene effettuato il click esplicito di accettazione.

Una volta che l’utente effettua l’accettazione, questa sua preferenza viene memorizzata in un ulteriore cookie, per cui ricordatevi di inserire anche questo nell’elenco dei cookies raccolti dal sito.

Potete vedere ad esempio la pagina della nostra informativa sull’utilizzo dei cookies.

Cristofani Comunicazione Lucca